IVAN hỗ trợ lập hồ sơ bằng cách nhập dữ liệu từ file Excel theo mẫu BTF. Cần tải đúng mẫu của hệ thống, kiểm tra dữ liệu trước khi upload, rồi mới ký gửi.
Chuẩn bị file nhập
- Tải mẫu Excel/BTF dành cho chức năng upload trong hướng dẫn IVAN hiện tại. Không đổi cấu trúc cột, tên sheet hoặc định dạng của file mẫu.
- Nhập dữ liệu theo đúng loại hồ sơ và kiểm tra các trường bắt buộc trước khi lưu.
- Nếu Excel hỏi về macro, chỉ bật macro của mẫu tải từ kênh chính thức Bkav khi cần các danh sách gợi ý/kiểm tra dữ liệu. Không bật macro từ file không rõ nguồn.
- Lưu file theo định dạng được mẫu yêu cầu và đóng file trước khi tải lên.
Tải file và tạo hồ sơ
- Đăng nhập IVAN, mở Quản lý hồ sơ rồi chọn Tạo hồ sơ mới.
- Nhập tên hồ sơ, chọn chức năng kê khai bằng file Excel và chọn file đã chuẩn bị.
- Chọn Upload file, chờ hệ thống tạo hồ sơ mới.
- Mở hồ sơ vừa tạo để rà lại tờ khai và thông tin người lao động; sửa các cảnh báo trước khi gửi.
- Khi dữ liệu đã đúng, chọn Ký và gửi, xác thực bằng chữ ký số và kiểm tra thông báo gửi thành công.
Nếu upload lỗi
Kiểm tra file có phải mẫu BTF phù hợp, có bị đổi cấu trúc hoặc đang mở trong Excel hay không. Tải lại mẫu mới từ IVAN nếu file cũ không còn đúng phiên bản; lưu mã lỗi và ảnh màn hình nếu vẫn không tải được.
Upload thành công chỉ tạo hồ sơ trong IVAN, chưa đồng nghĩa hồ sơ đã gửi đến BHXH. Sau khi ký gửi, kiểm tra thông báo giao dịch và theo dõi trạng thái.