Tài liệu tổng hợp cho người mới và quản trị đơn vị. Bkav IVAN là dịch vụ kê khai trực tuyến; không cần cài riêng phần mềm IVAN trên máy tính. Máy tính cần có trình duyệt và môi trường ký số tương thích khi ký hồ sơ.
1. Chuẩn bị máy tính và chữ ký số
- Kết nối USB Token với máy tính và kiểm tra thiết bị được nhận trong File Explorer (This PC).
- Cài và mở BkavCA Token Manager (BTM) để kiểm tra chứng thư số còn hiệu lực, đúng đơn vị và thiết bị đang hoạt động.
- Mở trình duyệt, đăng nhập tài khoản Bkav IVAN của đơn vị. IVAN chạy trực tuyến nên thao tác kê khai được thực hiện trong trình duyệt.
- Nếu cửa sổ ký số không xuất hiện, kiểm tra BTM đang chạy, thử rút/cắm lại Token và đóng/mở lại trình duyệt. Cài hoặc cập nhật thành phần ký theo trang hướng dẫn chính thức trước khi thử ký lại.
Nếu IVAN báo không tìm thấy chứng thư đã đăng ký, kiểm tra Token có hiển thị trên máy không, BTM đã cài và chạy chưa, sau đó cập nhật chứng thư trên IVAN theo mục 2.
2. Cập nhật chữ ký số sau khi gia hạn
- Cắm USB Token đã gia hạn vào máy tính có BTM.
- Đăng nhập IVAN, mở Quản lý tài khoản.
- Tại phần Thông tin chữ ký số, chọn Chỉnh sửa.
- Chọn chứng thư mới trên Token rồi bấm Lưu lại và đăng ký.
- Nhập mã PIN trong cửa sổ của Token để xác nhận. Chỉ nhập PIN vào cửa sổ ký số tin cậy của thiết bị; không gửi PIN cho người hỗ trợ.
- Chờ thông báo đăng ký thành công rồi thử ký hồ sơ.
Hướng dẫn Bkav về cập nhật chứng thư số trên IVAN: xem các bước minh họa.
3. Quy trình tạo, ký và gửi hồ sơ
- Vào Tạo hồ sơ mới, chọn đúng loại nghiệp vụ và phương án phù hợp với thay đổi cần khai báo.
- Chọn đúng mã đơn vị/cơ quan BHXH quản lý. Kiểm tra thông tin người lao động, mã số BHXH, thời điểm hiệu lực và dữ liệu kê khai trước khi lưu.
- Mở hồ sơ đã tạo, rà soát tờ khai và chứng từ đính kèm theo trường hợp.
- Chọn thao tác ký/gửi, chọn chứng thư số của đúng đơn vị, xác nhận bằng PIN trên Token.
- Sau khi gửi, mở Quản lý hồ sơ và theo dõi kết quả. Lưu lại mã giao dịch và thông báo tiếp nhận để tiện đối chiếu.
Hướng dẫn nghiệp vụ có sẵn: báo giảm lao động, báo tăng lao động và đăng ký mã đơn vị lần đầu.
4. Tra trạng thái và xử lý lỗi thường gặp
Hồ sơ còn CXL (chờ xử lý)
Mở biểu tượng lịch sử/giao dịch để xem đã phát sinh mã giao dịch chưa. Nếu đã có mã, liên hệ cơ quan BHXH quản lý để hỏi kết quả tiếp nhận; nếu chưa có mã, kiểm tra lỗi ký/gửi rồi thực hiện lại theo hướng dẫn của hệ thống. Bài giải đáp Bkav: xử lý trạng thái CXL.
Hồ sơ báo ERR
Mở lịch sử hồ sơ và giao dịch ở cột Chức năng, đọc nội dung lỗi chi tiết rồi sửa đúng trường dữ liệu hoặc thao tác bị nêu. Tránh gửi lặp nhiều lần khi chưa rõ hồ sơ cũ đã được tiếp nhận hay chưa. FAQ Bkav về lỗi ERR.
Hồ sơ NOT OK hoặc bị trả về
Kiểm tra thông báo/email trả kết quả của cơ quan BHXH để biết nguyên nhân cụ thể; bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ theo lý do trả về rồi ký gửi lại nếu cần.
BHXH đã xử lý nhưng IVAN vẫn đang chờ
Kết quả có thể chưa đồng bộ về I-VAN. Kiểm tra lại sau; nếu trạng thái kéo dài, liên hệ Bkav hoặc cơ quan BHXH kèm mã giao dịch.
5. Tra cứu C12, xem và in tờ khai
- Thêm tháng còn thiếu ở C12: vào Tra cứu C12 → Thêm tra cứu → chọn tháng cần tra cứu → xác nhận thêm. Nếu BHXH chưa trả dữ liệu, kết quả có thể chưa xuất hiện ngay.
- In tờ khai: mở chi tiết hồ sơ → chọn “Xem tờ khai ở tab mới” → dùng lệnh In của trình duyệt (Ctrl+P).
- Tra cứu lao động: dùng chức năng Tra cứu trong màn hình thêm mới lao động và mã số BHXH; nếu không có kết quả, kiểm tra dữ liệu nhập và thử lại khi cổng BHXH đã đồng bộ.
Xem thêm bài tra cứu kết quả đóng BHXH (C12).
6. Chuyển dữ liệu khi đổi nhà cung cấp hoặc mã đơn vị
Dữ liệu lao động không phải lúc nào cũng tự đồng bộ từ IVAN cũ. Nếu còn truy cập tài khoản cũ, kiểm tra xem có chức năng đồng bộ danh sách lao động sang mã đơn vị mới hay không. Nếu không, dùng mẫu Excel chuẩn để nhập danh sách; với ít lao động có thể thêm lần lượt. Nên giữ hồ sơ và lịch sử giao dịch ở tài khoản cũ vì hồ sơ đã tạo/gửi thường không chuyển cùng danh sách lao động.
Hướng dẫn Bkav về đồng bộ danh sách lao động: xem phương án chuyển dữ liệu.
7. Khi nào cần liên hệ hỗ trợ
Chuẩn bị mã đơn vị, mã giao dịch, loại hồ sơ, thời điểm gửi và ảnh chụp thông báo lỗi (che thông tin cá nhân không cần thiết). Không gửi mật khẩu, mã PIN Token hay mã OTP. Bkav công bố tổng đài hỗ trợ kỹ thuật 1900 18 54; có thể xem thêm hướng dẫn liên hệ hỗ trợ của Bkav.
Lưu ý: Giao diện và tên nút có thể thay đổi khi Bkav hoặc cơ quan BHXH cập nhật hệ thống. Luôn đọc thông báo ngay trên IVAN trước khi gửi lại hồ sơ.
Video thao tác: Xem video cập nhật chứng thư số mới trên Bkav IVAN